你用好PPT这一沟通工具了吗4素材和版本管理

年夜家好。

本日是本专题文章的末了一篇，先和年夜家聊一聊PPT模板，并从模板中衍生出PPT素材库的相关分享。末了，再讲一下版本治理的那些事。

模板不是万妙药

许多人对付PPT制造都存在一个误区，以为模板可以实用于统统，是应对PPT事情的万妙药。

许多人对付PPT事情自己也有必定的排挤感，以为这是一种额外的负担，每次遇到报告请示如许的场所，或者依照上级引导要求进行PPT的设计时，都邑以为是在占用他们的营业光阴。

另外，在一些传统企业中，治理者根本上也从不上手亲自制造PPT，并以为这个事情并不紧张，只要找到一个能做PPT的下层事情者就行，但条件是并不会去斟酌对方到底适不得当。

恰是由于对付PPT事情的抵牾，以及治理者自己对付PPT的立场，以是他们会想尽方法加速PPT的制造过程，而不会去存眷PPT所承载的信息转达是否合理、是否高效、是否科学。

在如许的需求指引下，林林总总的模板成为了香饽饽，成为相识决PPT制造问题的紧张抓手。

但在现实制造进程中，模板又无法完全起到模板的作用。

年夜家细心察看就会发现，许多基于模板输出的PPT与模板自己的样式总会有伟大的差距，可以说是“拷贝年夜走样”。这是由于模板只是一种外在表象的尺度化，同时，纵然这个模板稀有百上千页，也完全无法笼罩日常营业中的所有场景。

一旦我们遇到的场景是模板尚未笼罩的，或者说我们并没有真正懂得模板中各个页面的信息策略时，纵然模板中有最为适宜的，我们也无法将其划上等号，仍旧会依照本身的既有策略进行出现，也会追随本身以为的好的审美，是以，末了总会与模板千差万别。

而在有些行业中，不少人会经由过程各类分歧的人脉或渠道，获取来自于同业业企业的PPT稿件，或是爽性用本身上一家企业的直接进行套用，但末了也会遇到雷同的问题，后果天然不太抱负；另一方面，也会带来必定的版权风险。

以是说，任何时刻模板都只能用于参考，进修其对付信息素材的处置方式和策略，尽可能不要去直接套用。

真正有效的“套用”并不是模板自己，而是在模板根基上更为细分的要素，而这些要素便是PPT素材库的根本内容，我们可以在日常赓续网络这些内容，并在事情中赓续复用，形成一个良性轮回。

从模板到素材库

对付PPT设计而言，有更高参考代价的并不是模板，而是更为细分的素材，这实在也是布局化和常识治理的理念。

经由过程将“打坏后再组合”的理念利用到PPT中，我们也可以将每一页的信息进行打坏，终极分化成一些根本元素，好比图片、图标、图表、表格、逻辑表达等。

此中，我们在PPT制造顶用得最多的照样逻辑表达。在上一篇中，我已经从整篇PPT的角度阐明了逻辑思维的紧张性，是一篇PPT的骨架，而每一页实在也必要各自的逻辑表达。

对付逻辑表达，我们可以先相识一些PPT的Smart Art功效，里面就有一些根本的逻辑表达，可以依据现实必要直接使用，当然，这里面的逻辑表达类型照样较为有限的，我们照样必要积聚更多的逻辑表达。

我的办法是，在PPT素材库中建一个“逻辑表达”的文件夹，和图片、图标这些年夜类是平行的，然后在子类中增长各类逻辑类型，好比对照、递进、光阴线等，然后在日常事情中，将本身设计的新的逻辑表达或者遇到的收录进来，进行赓续扩充。

这里必要注意两点。

起首，我们在日常网络时，不要仅仅将目光局限PPT上，而是要年夜量浏览好的出书物，好比各类调研申报，假如是PDF版本的，那么我们可以将其截图截下来，假如只有纸质的，那么我们可以拍下照片，当我们有光阴时，在去将其用PPT出现出来；

其次，在素材库中的任何逻辑表达，都坚持统一个最简作风，好比只有白色和灰色系，线条之类的也不要锐意修饰，由于这是必要我们依据详细的场景机动套用。

假如从常识治理角度而言，逻辑表达是素材的年夜类，应该是一级目次，而二级目次则是每一种素材的子种别，或者可以用多重症结字组合来表达，便于末了的查找。

其他素材年夜类，如图片、图标和图表等，都可以参照相似的方式进行网络。

每一页PPT实在便是经由过程如许的一种或多种元素组合起来的，末了形成完备的“信息集”，然后再对其进行视觉上的出现，可以说是内容和情势上的分别。

关于“打坏后再组合”的相关文章，您可在本号中搜刮“打坏”这一症结词，我已经在文档层面做了具体阐明。

版本治理

版本治理看似和本系列的主题无关，但实在这是确保PPT上坚持信息更新的需要手腕，假如没有完美的版本治理才能，那么我们很可能会闹出不少笑话，将过期和差错的信息出现给受众。

在上一篇中，我提到了一句“底层思维笼罩了PPT设计中所涉及的各个环节”，我之以是用的是“各个环节”，实在是由于底层思维并无法笼罩到整个“性命周期”，当把版本治理真正融入之后，能力当作是一个完备的性命周期。

在这个快速成长的期间，信息也在高速变化，文档作为信息通报的紧张序言，也必要赓续进行为态变化，如许的变化早已不是一个礼拜、一个月如许的长周期，而因此天、小时为主，乃至到秒级的短周期。

在本年河南和山西的暴雨灾害中，在线文档施展了紧张作用，除了其支撑多人协作的互联网基因外，最紧张的便是确保信息的及时更新。

在当代社会中，静态的文档早已无法满意日常营业必要了，而是必要更为迅速、更为动态的文档。

PPT也必要如许，纵然是一篇看似简单的企业先容，也会包括许多信息要素，好比企业服务得到的奖项或成绩、最新得到的专利、一些重年夜变化或者变乱，以及焦点团队的变革等。

在企业先容中，上述这些信息都是高频更改的内容，同时自己也是企业先容PPT中的紧张信息，一旦呈现没有实时更新的环境时，就会让受众获得差错的信息，进而影响其对企业的正确相识。

以是说，对付每一份PPT，我们都必要做好最为根基的版本治理，至少必要有简单的流程可以或许确保内容的实时更新，同时也要有一张描写每一个版本更新内容的表格，确保每一次版本更新都是可追溯的。

关于PPT设计的那些事我就分享到这里，愿望能对年夜家起到必定的抛砖引玉作用，使年夜家可以或许在深刻懂得PPT的根基上高效开展事情。